Come Adeguarsi all’Accordo Stato-Regioni 2025: Checklist Operativa per le Aziende

Cos’è l’Accordo Stato-Regioni 2025 (in sintesi chiara)

L’Accordo Stato-Regioni del 17 aprile 2025, pubblicato in Gazzetta Ufficiale il 24 maggio 2025, disciplina durata, contenuti e modalità della formazione obbligatoria sulla sicurezza sul lavoro, in attuazione del D.Lgs. 81/08. Ha sostituito i precedenti Accordi del 2011, 2012 e 2016, unificandoli in un impianto organico.

Definisce in modo preciso chi deve essere formato, quante ore di formazione sono obbligatorie, quando devono essere effettuati gli aggiornamenti, quali requisiti devono avere i soggetti formatori e come deve essere documentata la formazione aziendale.

Il periodo transitorio si è chiuso il 24 maggio 2026: da quella data i corsi devono essere erogati esclusivamente secondo il nuovo impianto. Per le aziende, adeguarsi non è una scelta facoltativa ma un obbligo normativo con implicazioni sanzionatorie.

Questo articolo è una guida operativa all’adeguamento. Per il dettaglio completo di obblighi, durate e modalità previste dalla norma, la fonte di riferimento è la guida completa all’Accordo Stato-Regioni 2025.

Perché l’adeguamento è strategico, non solo obbligatorio

Adeguarsi correttamente all’Accordo Stato-Regioni significa evitare sanzioni amministrative e penali, ridurre il rischio di sospensione dell’attività, migliorare la gestione documentale aziendale, rafforzare la posizione dell’azienda in caso di controlli ispettivi e ridurre la responsabilità del datore di lavoro.

Le sanzioni per mancata formazione possono raggiungere importi rilevanti per singola violazione, oltre a possibili responsabilità personali del datore di lavoro.

La scadenza che riguarda quasi tutte le aziende

La novità più impegnativa dell’Accordo 2025 è l’obbligo di formazione per il datore di lavoro, introdotto per la prima volta anche per chi non svolge il ruolo di RSPP.

Fino al 2025, il titolare che aveva nominato un RSPP interno o esterno non aveva alcun obbligo formativo diretto. Oggi deve frequentare un corso base di 16 ore, indipendentemente dal settore, dalla dimensione aziendale e dal livello di rischio.

I termini sono definiti:

• i datori di lavoro già in carica al 24 maggio 2025 devono completare il corso entro il 24 maggio 2027;
• chi assume la carica dopo tale data ha 24 mesi dalla nomina.

È esonerato dal corso base chi possiede già un attestato valido come dirigente ai sensi dell’Accordo 2011 o come datore di lavoro-RSPP conforme: la formazione pregressa vale come credito formativo fino alla naturale scadenza quinquennale.

Per la maggior parte delle piccole e medie imprese questa è la posizione scoperta da colmare per prima. I percorsi sono raccolti nella sezione corsi per il Datore di Lavoro.

Cosa deve fare un’azienda per adeguarsi: 7 step operativi

1. Verificare lo stato attuale della formazione

Il primo passo è analizzare la situazione formativa interna: mappare tutti i lavoratori in base al ruolo, verificare le ore di formazione effettuate, controllare le scadenze degli aggiornamenti e la validità degli attestati.

Molte aziende scoprono in questa fase che parte della formazione non è pienamente conforme. Per una panoramica dei corsi obbligatori previsti dal D.Lgs. 81/08 è possibile consultare la guida ai corsi di sicurezza sul lavoro.

2. Allineare DVR e piano formativo

Il Documento di Valutazione dei Rischi deve essere coerente con le mansioni effettivamente svolte, i rischi presenti in azienda e la formazione prevista per i lavoratori. Se il DVR cambia, per nuovi macchinari, modifiche organizzative o nuovi rischi, anche la formazione deve essere aggiornata di conseguenza.

3. Verificare i soggetti formatori

I corsi devono essere erogati da soggetti formatori conformi ai requisiti previsti dalla normativa. Occorre controllare che rispettino i requisiti dell’Accordo, che rilascino attestati validi e che conservino correttamente la documentazione formativa.

L’Accordo 2025 ha introdotto regole più stringenti anche sulla qualità dell’erogazione: frequenza minima del 90% delle ore per accedere alla verifica finale, massimo 30 partecipanti per le parti teoriche, tracciabilità delle presenze. Corsi troppo rapidi o piattaforme e-learning non conformi possono esporre l’azienda a rischi in caso di controllo.

Va inoltre verificato che la modalità scelta sia ammessa per quel percorso: l’e-learning non è consentito ovunque. È escluso, tra gli altri, per i preposti, per la formazione base del datore di lavoro-RSPP e per la formazione specifica dei lavoratori a rischio medio e alto.

4. Aggiornare i ruoli chiave

L’azienda deve verificare la formazione e gli aggiornamenti di tutte le figure previste dalla normativa:

• Datore di lavoro, con il nuovo corso base da 16 ore;
• Datore di lavoro che svolge il ruolo di RSPP, con il modulo comune da 8 ore ed eventuali moduli integrativi per settore ATECO;
• Lavoratori, con formazione generale e specifica in base al rischio;
• Preposti, oggi a 12 ore con aggiornamento biennale;
• Dirigenti, oggi a 12 ore;
• RLS, con aggiornamento annuale;
• Addetti antincendio e addetti al primo soccorso;
• Operatori addetti all’utilizzo di attrezzature, che richiedono abilitazioni specifiche per macchinario.

Attenzione: antincendio e primo soccorso non sono disciplinati dall’Accordo 2025, ma rispettivamente dal D.M. 2 settembre 2021 e dal D.M. 388/2003, con durate e scadenze proprie. L’aggiornamento del primo soccorso, in particolare, è triennale e non quinquennale.

5. Pianificare gli aggiornamenti periodici

Molti percorsi prevedono aggiornamenti periodici, ma la periodicità non è uniforme e questo è uno degli errori più frequenti. La maggior parte delle figure ha un ciclo quinquennale, ma i preposti sono passati a un aggiornamento biennale, l’RLS ha un obbligo annuale e il primo soccorso un ciclo triennale.

Uno degli errori più comuni è considerare validi attestati ormai scaduti. Dopo la scadenza, il lavoratore non è formalmente abilitato a svolgere la mansione soggetta a obbligo formativo.

6. Implementare un sistema di monitoraggio

Per evitare scadenze non gestite è utile adottare strumenti di monitoraggio interno: scadenziari digitali, software per la gestione della formazione, registri degli aggiornamenti e audit interni periodici. La tracciabilità della formazione è determinante in caso di verifiche ispettive.

7. Documentare tutte le attività formative

In caso di controllo l’azienda deve poter dimostrare la corretta gestione della formazione. La documentazione deve includere il piano formativo aziendale, i registri di presenza, gli attestati, gli aggiornamenti effettuati e la coerenza con il DVR. Una documentazione incompleta può essere considerata come formazione non effettuata.

Tabella riassuntiva: obblighi formativi principali

Le durate complete per ogni figura, comprese quelle dei moduli integrativi e dei percorsi RSPP/ASPP, sono riportate nella guida completa all’Accordo Stato-Regioni 2025, che resta il riferimento aggiornato in caso di modifiche normative.

Errori più comuni nell’adeguamento

Tra gli errori riscontrati più di frequente durante i controlli:

• ritenere valido un attestato scaduto;
• non aggiornare la formazione dopo un cambio di mansione;
• applicare la periodicità quinquennale a tutte le figure, ignorando che preposti, RLS e addetti al primo soccorso hanno cicli diversi;
• utilizzare l’e-learning per percorsi che non lo ammettono;
• non allineare DVR e piano formativo;
• non monitorare correttamente le scadenze;
• dimenticare il nuovo obbligo di formazione del datore di lavoro, che riguarda anche chi ha nominato un RSPP esterno.

Quanto costa non adeguarsi

La mancata conformità può comportare sanzioni economiche, sospensione dell’attività aziendale, responsabilità penale del datore di lavoro, aumento dei premi assicurativi, esclusione da gare o appalti e danno reputazionale.

In caso di infortunio, inoltre, la posizione di garanzia del datore di lavoro viene valutata anche alla luce dell’adeguatezza della formazione erogata. Sul piano ispettivo, un attestato scaduto equivale all’assenza di formazione.

Mini-checklist di autovalutazione

• Ho verificato tutte le scadenze formative dei lavoratori?
• Il datore di lavoro ha completato o programmato il corso base da 16 ore?
• DVR e piano formativo sono coerenti tra loro?
• I soggetti formatori rispettano i requisiti dell’Accordo?
• Le modalità di erogazione scelte sono ammesse per quei percorsi?
• Gli aggiornamenti sono pianificati secondo la periodicità corretta di ciascuna figura?
• La documentazione formativa è facilmente reperibile?

Se hai più di due risposte negative, è consigliabile avviare subito un piano di adeguamento. Per una valutazione della situazione formativa della tua azienda puoi contattarci.

FAQ – Adeguamento all’Accordo Stato-Regioni 2025

L’Accordo Stato-Regioni obbliga a rifare tutti i corsi?
No. La formazione già svolta è riconosciuta come credito formativo se conforme ai criteri previsti. I corsi validi restano tali fino alla loro naturale scadenza, dopo la quale si prosegue con l’aggiornamento secondo le nuove regole.

Entro quando il datore di lavoro deve completare il corso?
Chi era già in carica al 24 maggio 2025 ha tempo fino al 24 maggio 2027. Chi assume la carica successivamente deve completarlo entro 24 mesi dalla nomina.

Cosa succede se un lavoratore ha la formazione scaduta?
Non può svolgere la mansione soggetta a obbligo formativo fino al completamento dell’aggiornamento previsto.

Gli aggiornamenti sono tutti quinquennali?
No. La maggior parte lo è, ma i preposti hanno un aggiornamento biennale, l’RLS annuale e gli addetti al primo soccorso triennale.

È obbligatorio un software per la gestione della formazione?
Non è obbligatorio, ma molte aziende utilizzano strumenti digitali per monitorare scadenze, aggiornamenti e documentazione.

Chi controlla la conformità della formazione?
Gli organi ispettivi competenti possono richiedere la documentazione relativa alla formazione e verificare la validità degli attestati.

La mancata formazione può comportare la sospensione dell’attività?
Sì. In presenza di gravi violazioni della normativa sulla sicurezza può essere disposta la sospensione dell’attività aziendale.

Conclusione

L’Accordo Stato-Regioni 2025 non è solo un aggiornamento di durate: introduce un obbligo formativo per il datore di lavoro che prima non esisteva, modifica le periodicità di alcune figure e irrigidisce le regole sull’erogazione.

Adeguarsi significa mappare i ruoli, verificare gli attestati, colmare le posizioni scoperte e costruire un sistema di monitoraggio che regga a un controllo ispettivo. Un sistema formativo strutturato consente di trasformare un obbligo normativo in un elemento di affidabilità aziendale.